Судебные споры: как грамотное ведение бухгалтерских документов защитит ваши интересы

Согласно ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете», каждый факт хозяйственной жизни (поставка товара, оплата услуги, приемка работ) должен быть подтвержден первичным учетным документом. Это в первую очередь касается организаций, которые, к примеру, ведут книги продаж, покупок. Конкретные перечни обязательных документов зависят от применяемого налогового режима и сферы деятельности хозяйствующего субъекта.

Суды обычно опираются именно на документы и в меньшей степени на устные пояснения. Даже если вы правы по существу, но не можете это доказать документально - шансы на победу резко снижаются.

Например, компания подписала акт приемки-передачи оборудования, но контрагент не указал в документе ключевые характеристики товара, позволяющие его четко идентифицировать, и допустил к подписанию лицо без доверенности. В итоге акт не позволяет достоверно установить, что именно передавалось, и принято ли оборудование покупателем. В таком случае у поставщика возникает необходимость подтвердить факт передачи товара покупателю дополнительными доказательствами.

Не всегда спор возникает внезапно. Зачастую наличие проблемы во взаимоотношениях с контрагентом бывает очевидно заранее. Если уже ясно, что мирным путем разногласия не разрешить, и они выльются в судебный спор, целесообразно подготовить все доказательства на досудебной стадии.

• не индивидуализированные платежи, например, оплата без указания конкретного счета или периода. При наличии спора суд может прийти к выводу, что платеж погашает иные обязательства;
• отсутствие доверенности у лиц, принимающих исполнение по договору.

Если акт подписан неуполномоченным лицом, то документ могут признать недействительным;
хаос в хранении, если документы не систематизированы по папкам и датам, вы потратите время на поиск нужных бумаг и упустите сроки.

Перед подачей иска убедитесь в том, что:

• первичные документы подписаны уполномоченными лицами;
• отсутствуют противоречия между договором, актами и платежами;
• в платежных поручениях указано назначения платежа (например, «Оплата по договору №Х», «Оплата за услуги по….»);
• есть подтверждение отправки и получения значимых документов контрагентом (почтовые квитанции, электронная переписка, ответы с подтверждением получения).

• Исправьте недочеты: внесите правки в акты, получите новые подписи.
• Соберите косвенные доказательства: переписку, журналы работ, маршрутные листы, результаты работ/оказания услуг, при необходимости - свидетельские показания, фото/видео-материалы.
• Проведите аудит бухгалтерии: при сложностях учета привлеките аудиторов, чтобы выявить слабые места.

• обучению сотрудников правильному оформлению накладных, актов, платежек;
• внедрению шаблонов документов с обязательными реквизитами: наименование и дата, подробное описание операции, реквизиты сторон, подписи уполномоченных лиц и т.д.
• применению электронных подписей и систем документооборота, чтобы минимизировать риски.

В судебном споре документы играют важнейшую роль. Чем раньше вы наведете порядок в бухгалтерии, тем выше шансы на победу. Не ждите, пока контрагент подаст иск, и не обращайтесь в суд сами без надлежащей предварительной подготовки: проверьте документы сегодня. Команда ЦПО групп поможет провести аудит бухгалтерской и договорной базы и подготовить доказательства для суда.