Машиночитаемая доверенность: что из себя представляет и как с ней работать

С 01.09.2023 действуют правила, согласно которым если истек срок действия усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП), оформленной на сотрудника компании, для подписания электронных документов организации такому сотруднику понадобятся личная УКЭП, полученная на физлицо, и машиночитаемая доверенность.

Как связать подписанный физлицом документ и полномочия этого лица на подписание? Эту задачу решает МЧД, которая представляет собой электронную форму доверенности, подписанную квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя компании или ИП. Создается и представляется она в файле формата XML.

По сути МЧД – это электронный аналог бумажной доверенности на подписание документов. Также сертификат электронной подписи нужен для входа в личный кабинет на некоторых порталах (например, на сайте ФНС). МЧД позволяет подтвердить полномочия представителя на просмотр информации в личном кабинете и на выполнение некоторых действий.

Такая доверенность потребуется сотрудникам, которые взаимодействуют с госорганами, в том числе налоговыми инспекциями, сдают отчетность в электронном виде, подписывают документы от лица компании, участвуют в торгах и в ряде других случаев.

Машиночитаемая доверенность оформляется в соответствии с требованиями ч. 1 ст. 17.5 ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63. Указанной статьей установлено, что формы МЧД могут определяться и размещаться:

• На официальных сайтах операторами государственных и муниципальных информационных систем - для представления документов с использованием этих систем.
• На своем сайте Банком России - для оформления доверенностей, выдаваемых участниками финансового рынка.
• На своем сайте Федеральной нотариальной палатой - для доверенностей, удостоверенных нотариусами.
  
  Если формы для отдельных доверенностей не определены, нужно использовать форму, размещенную Минцифры России на Едином портале Госуслуг.
  
  На практике создать МЧД для осуществления хозяйственных сделок между организациями можно на специальном сервисе ФНС. Также этот сервис позволяет:
• создать доверенность между организациями в единой и базовой формах;
• проверить статус доверенности, период ее действия или получить подробные сведения по ней;
• сформировать заявление на отказ от полномочий или отмену доверенности;
• загрузить доверенность или заявление в распределенный реестр.
  
  Свое программное обеспечение для создания МЧД и инструкции по ее оформлению есть у Социального Фонда России. Сервис по созданию МЧД для оформления документов от имени компании представлен на Госуслугах.
  
  Кроме этого, разные решения по оформлению МЧД предлагают операторы электронного документооборота и разработчики систем бухгалтерского учета.

МЧД хранится в информационной системе. Например, в системе, в которой представитель подписал документ и из которой его направил, или в другой информационной системе, (ЕСИА, системах аккредитованных удостоверяющих центров, органов власти и т.д.).

Список информационных систем, где можно хранить МЧД, определен Правительством Российской Федерации (Постановления Правительства РФ №223 и №224 от 21.02.2022).

Доверенность прикладывается к документам при подписании. После наделения сотрудника полномочиями на использование МЧД нужно сообщить об этом контрагенту одним из способов:

• Направить доверенность самостоятельно.
• Разместить доверенность на хранение, а контрагенту сообщить в какой системе она размещена и как ее получить.

Бухгалтер непосредственно формирует и передает отчетность. Как и другим работникам, действующим от имени компании при взаимодействии контрагентами и контролирующими органами, бухгалтеру нужна МЧД.

При этом количество доверенностей на имя бухгалтера зависит от объема его полномочий и требований информационных систем, с которыми он работает. Как уже отмечалось, органы власти используют разные форматы МЧД. Так, для взаимодействия с ФНС потребуется одна доверенность (формата 5.01.), для передачи отчетности в СФР другая доверенность, для работы с ЕГАИС – третья.

МЧД нужна не только штатному сотруднику. Если компания работает с бухгалтером, привлеченным из сторонней организации, на него тоже оформляется доверенность. В МЧД можно добавить право передоверия. В этом случае бухгалтер-аутсорсер сможет передать полномочия своим коллегам при необходимости.

Оформить МЧД можно на любой срок, а также ее можно отозвать досрочно, Например, это понадобится при увольнении работника, который использовал машиночитаемую доверенность.

Для отмены МЧД доверитель должен сформировать и подписать УКЭП заявление об отмене доверенности в информационной системе, в которой она хранится либо направить сформированное в другой системе и заявление в ту систему, где хранится МЧД.

В рамках реформы электронной подписи запланирован переход на обязательное использование МЧД. Срок для начала обязательного применения такой доверенности продлен Федеральным законом от 04.08.2023 № 457 «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации" до 31.08.2024 г.